Un salarié multiplie les retards, un autre ne remplit plus ses objectifs depuis des mois. Vous envisagez de vous en séparer, mais vous hésitez sur la marche à suivre. Le licenciement pour motif personnel obéit à des règles précises. Un faux pas dans la procédure ou un motif mal formulé peut transformer une décision légitime en contentieux prud’homal coûteux. Voici ce qu’un dirigeant de TPE-PME doit maîtriser avant d’engager cette démarche.
Cause réelle et sérieuse : le socle juridique du licenciement pour motif personnel
Avant de parler de procédure, une notion conditionne tout le reste. L’article L1232-1 du Code du travail impose que le licenciement repose sur une cause réelle et sérieuse. Concrètement, cela signifie trois choses : les faits invoqués doivent être exacts, vérifiables et suffisamment graves pour justifier la rupture du contrat de travail.
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Un exemple simple : un salarié arrive régulièrement en retard. Si vous n’avez aucune trace (pointage, mails de rappel, courriers d’avertissement), le motif sera difficile à prouver devant un juge. La cause est peut-être réelle, mais elle n’est pas démontrable.
À l’inverse, une insuffisance professionnelle documentée par des évaluations, des objectifs chiffrés non atteints et des échanges écrits constitue un motif solide. Le juge prud’homal ne se contente pas de votre parole : il examine les preuves matérielles.
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Licenciement disciplinaire ou non disciplinaire : deux logiques de preuve distinctes
La distinction est moins connue des dirigeants que des juristes, pourtant elle change radicalement la façon de préparer un dossier. Le licenciement pour motif personnel se divise en deux branches, chacune avec ses propres contraintes.
Le motif disciplinaire : une faute du salarié
Vous reprochez au salarié un comportement fautif : insubordination, vol, harcèlement, absences injustifiées répétées. La gravité de la faute détermine les conséquences financières.
- La faute simple (retards récurrents malgré des rappels, par exemple) ouvre droit au préavis et à l’indemnité de licenciement.
- La faute grave (vol, abandon de poste caractérisé) prive le salarié de préavis et d’indemnité de licenciement, mais pas de l’indemnité compensatrice de congés payés.
- La faute lourde suppose une intention de nuire à l’entreprise. Elle est rarement retenue par les tribunaux car la preuve de l’intention est très exigeante.
Un point de délai à retenir : en matière disciplinaire, l’employeur dispose de deux mois maximum après avoir eu connaissance des faits pour engager la procédure. Passé ce délai, le motif est prescrit. Comme le rappelle le site service-public.fr, la convocation à l’entretien préalable doit intervenir dans ce cadre temporel strict.
Le motif non disciplinaire : pas de faute, mais une difficulté objective
Ici, le salarié n’a rien fait de « mal » au sens disciplinaire. Vous constatez une insuffisance professionnelle, une inaptitude médicale constatée par le médecin du travail, ou des absences prolongées qui désorganisent l’activité de l’entreprise.
La logique de preuve est différente. Pour une insuffisance professionnelle, vous devez démontrer que le salarié a été placé dans des conditions normales d’exercice (formation, moyens, objectifs clairs) et qu’il n’a pas atteint le niveau attendu malgré cela. Licencier un salarié pour insuffisance alors qu’il n’a jamais reçu de formation adaptée fragilise considérablement le dossier.
Abandon de poste depuis 2023 : la présomption de démission change la donne
Vous avez peut-être le réflexe de licencier pour faute grave un salarié qui ne se présente plus au travail. Depuis la réforme de 2023, ce n’est plus la voie à privilégier. L’abandon de poste déclenche désormais une présomption de démission après mise en demeure restée sans réponse.
En pratique, vous devez adresser au salarié absent une mise en demeure lui demandant de justifier son absence et de reprendre son poste dans un délai minimal de quinze jours. Si le salarié ne répond pas et ne revient pas, il est présumé démissionnaire. Plus besoin de passer par un licenciement disciplinaire.
Attention : si le salarié invoque un motif légitime (problème de santé, exercice du droit de retrait, par exemple), vous ne pouvez pas le traiter comme démissionnaire. Vous devez alors apprécier la justification avant de choisir la suite de la procédure.
Procédure de licenciement pour motif personnel : les étapes à respecter
Que le motif soit disciplinaire ou non, la procédure suit un enchaînement précis. Le non-respect d’une seule étape peut entraîner la requalification du licenciement en licenciement irrégulier, avec des dommages et intérêts à la clé.
Convocation à l’entretien préalable
L’employeur envoie au salarié une lettre recommandée avec accusé de réception (ou la remet en main propre contre décharge). Cette convocation précise l’objet de l’entretien, la date, l’heure et le lieu. Elle mentionne aussi la possibilité pour le salarié de se faire assister.
Vous vous demandez par qui le salarié peut être accompagné ? Si votre entreprise dispose de représentants du personnel, le salarié choisit parmi eux. Dans les TPE sans représentants, il peut faire appel à un conseiller extérieur inscrit sur une liste préfectorale, consultable en mairie ou auprès de la DREETS.
Entretien préalable de licenciement
Un délai minimum de cinq jours ouvrables doit séparer la réception de la convocation et la date de l’entretien. Ce délai permet au salarié de préparer sa défense.
Pendant l’entretien, vous exposez les motifs de la décision envisagée et recueillez les explications du salarié. L’entretien n’est pas une simple formalité : c’est un échange. Le salarié peut contester les faits ou apporter des éléments nouveaux. Si ses explications sont convaincantes, rien ne vous oblige à poursuivre.
Notification du licenciement par lettre
Après l’entretien, un nouveau délai s’applique. Pour un licenciement non disciplinaire, la lettre de licenciement ne peut être envoyée moins de deux jours ouvrables après l’entretien. Pour un licenciement disciplinaire, ce délai minimum reste identique, mais un plafond s’ajoute : la lettre doit partir dans le mois suivant l’entretien.
La lettre de licenciement doit énoncer précisément les motifs de la rupture. Des motifs vagues ou génériques (du type « comportement inadapté ») exposent l’employeur à une contestation. Depuis les ordonnances de 2017, le salarié peut demander des précisions sur les motifs dans les quinze jours suivant la notification, et l’employeur dispose du même délai pour répondre.
Salarié protégé : l’autorisation de l’inspection du travail
Si le salarié visé est un représentant du personnel, un délégué syndical ou un membre du CSE, la procédure classique ne suffit pas. Le licenciement d’un salarié protégé nécessite une autorisation préalable de l’inspection du travail.
L’employeur doit déposer une demande motivée auprès de l’inspecteur du travail compétent, qui mène une enquête contradictoire. L’inspecteur vérifie que le motif invoqué n’est pas lié à l’exercice du mandat. En l’absence d’autorisation, le licenciement est nul, ce qui entraîne la réintégration du salarié et le paiement des salaires perdus.
Pour un dirigeant de TPE-PME qui emploie un élu du CSE, cette étape est souvent méconnue. Elle rallonge la procédure de plusieurs semaines et exige un dossier particulièrement solide.
Préavis et indemnité de licenciement : ce que le salarié perçoit
Sauf faute grave ou faute lourde, le salarié licencié effectue un préavis dont la durée dépend de son ancienneté et des dispositions de la convention collective applicable. L’employeur peut dispenser le salarié de préavis, mais doit alors lui verser une indemnité compensatrice équivalente.
L’indemnité légale de licenciement est due à tout salarié ayant au moins huit mois d’ancienneté ininterrompue. Son montant, fixé par le Code du travail, constitue un plancher : la convention collective peut prévoir un calcul plus favorable. Vérifiez systématiquement votre convention avant d’établir le solde de tout compte.
- L’indemnité légale se calcule sur la base de l’ancienneté et de la rémunération brute moyenne des derniers mois.
- L’indemnité compensatrice de congés payés couvre les jours non pris, quelle que soit la nature de la faute (y compris faute lourde depuis une décision du Conseil constitutionnel).
- Le certificat de travail, l’attestation France Travail et le reçu pour solde de tout compte doivent être remis au salarié à la fin du contrat.
Le site service-public.fr détaille les modalités de calcul de l’indemnité légale et les cas particuliers liés à l’ancienneté. C’est une ressource fiable pour vérifier les montants avant de finaliser la procédure.
Un licenciement pour motif personnel bien conduit repose sur deux piliers : un motif documenté et une procédure respectée à la lettre. Le temps investi dans la constitution du dossier en amont (évaluations, courriers, comptes rendus) représente la meilleure protection contre un contentieux prud’homal. Face à un doute sur la qualification du motif ou sur la procédure applicable, un conseil juridique spécialisé en droit du travail reste le réflexe le plus rentable pour une TPE-PME.
